Les Essentiels Phoenix Compliance #22
Focus du jour : les étapes clés du KYC
Vous onboardez un nouveau client. Savez-vous exactement quoi vérifier ?
Le KYC permet d’identifier et de vérifier les clients, de comprendre leur activité et d’évaluer leur niveau de risque afin de prévenir les risques de BC/FT-P-C.
1️⃣ Identifier le client
L’identification doit être réalisée avant l’entrée en relation ou, au plus tard, avant la 1ère opération.
👉 Personnes physiques :
Infos à recueillir : nom, prénoms, date de naissance, adresse de résidence.
Documents à collecter : pièce d’identité en cours de validité, justificatif de domicile.
👉 Personnes morales et structures assimilées :
Infos à recueillir : dénomination sociale et forme juridique, pays d’enregistrement, siège social, identité des dirigeants et des BE. Pour les trusts : settlor, trustee(s), protecteur, bénéficiaires.
Documents à collecter : statuts et extrait du registre des sociétés datant de moins de 3 mois, registre des BE. Pour les trusts : trust deed ou équivalent, documents d’identification des parties concernées.
L’identification inclut le contrôle d’honorabilité : screening, presse négative et consultation de la liste monégasque de gel des fonds.
2️⃣ Évaluer le risque
Ce n’est pas une formalité. C’est le cœur du dispositif.
L’approche par les risques consiste à classer les clients selon différents niveaux de risque (par ex : faible, moyen ou élevé).
Cette évaluation repose notamment sur les 5 facteurs de risque : produits et services, conditions des transactions, canaux de distribution, profil du client et zones géographiques concernées.
👉 Le niveau de risque détermine le niveau de vigilance applicable et l’intensité du KYC. A titre d’exemple, un risque élevé peut impliquer la collecte d’un justificatif socio-économique, un contrôle d’honorabilité renforcé et un examen spécifique.
3️⃣ Valider le dossier client
Un dossier KYC complet ne suffit pas. Il doit être analysé, challengé et validé. La validation est la dernière ligne de défense avant l’entrée en relation.
Les informations collectées, le niveau de risque et les opérations envisagées sont-ils cohérents avec le profil du client ?
👉 Pour les dossiers à risque élevé ou PPE, la validation relève d’un responsable de haut niveau hiérarchique.
L’objectif est de s’assurer que la décision d’entrée en relation repose sur une connaissance suffisante du client et de son niveau de risque.
➡️ Mettre à jour le dossier client
Un KYC n’est jamais figé. Il doit être mis à jour régulièrement afin de tenir compte de l’évolution du profil du client.
👉 La fréquence des revues relève des procédures internes et de l’approche par les risques définies.
👉 Une mise à jour peut également être déclenchée par un événement significatif (par ex : un client devenant PPE).
Toute mise à jour doit être documentée et tracée.
